1. Hiểu nhầm thứ nhất: Hóa đơn giấy rẻ hơn hóa đơn điện tử
Một số doanh nghiệp lấy chi phí đặt in hóa đơn giấy ban đầu để so sánh với chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây là cách so sánh khập khiễng và không thực tế.
Để sử dụng hóa đơn giấy, ngoài chi phí đặt in, doanh nghiệp còn phải chi trả rất nhiều chi phí khác trong quá trình sử dụng như: chi phí mực in, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí lưu kho. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể phải chi trả cho chi phí phát sinh do phải thực hiện tuân thủ nghĩa vụ thuế khi xảy ra mất hỏng hóa đơn.
Từ những chi phí trên, có thể áng khoảng tổng chi phí cho việc sử dụng một hóa đơn giấy dao động từ 25.000 – 30.000 đồng/hóa đơn giấy. Khi đem nhân với số lượng hóa đơn giấy doannh nghiệp sử dụng hàng năm, thì đây quả là một con số không hề nhỏ mà doanh nghiệp đang phải chi trả.
Mặt khác, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm hoặc tối ưu được nhưng chi phí trên. Tính sơ bộ, doanh nghiệp chỉ phải chi trả từ 300 đồng/ hóa đơn điện tử.
Những so sánh trên đã phần nào chứng minh được quan niệm sử dụng hóa đơn giấy để tiết kiệm là hoàn toàn sai lầm. Nói cách khác, hóa đơn giấy là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp đội chi phí.
2. Hiểu nhầm thứ hai: Hóa đơn giấy dễ lưu trữ hơn hóa đơn điện tử
Nhiều kế toán và doanh nghiệp cảm thấy dễ dàng hơn khi có thể cầm tận tay tờ hóa đơn giấy để lưu trữ. Nhưng việc lưu trữ hóa đơn giấy khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro như:
-
Chiếm nhiều diện tích sử dụng của doanh nghiệp
-
Tra cứu hóa đơn mất nhiều thời gian công sức
-
Rủi ro thất lạc, cháy hỏng hóa đơn cao
-
Tốn nguồn lực để kiểm soát
-
Khó quản lý tình hình sử dụng và lưu trữ hóa đơn
Trái ngược với hóa đơn giấy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử có thể được thực hiện tự động và vô cùng đơn giản nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp uy tín. Ví dụ với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA, dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập và phát hành sẽ tự động lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố. Khi có nhu cầu lưu trữ về thiết bị máy tính của mình, kế toán có thể sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…Công việc này được thực hiện đơn giản chỉ với vài cú click chuột. Trường hợp mất dữ liệu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể phục hồi dữ liệu có sẵn trên hệ thống phần mềm.
Do đó, xét về khía cạnh lưu trữ, tra cứu dễ dàng thì hóa đơn điện tử vượt trội hoàn toàn so với hóa đơn giấy. Điều quan trọng là doanh nghiệp hoặc kế toán phải chủ động đổi mới tư duy để tiếp nhận phương thức làm việc khoa học trong thời đại công nghệ 4.0
3.Hiểu nhầm thứ ba: Hóa đơn giấy an toàn, bảo mật hơn hóa đơn điện tử
Một trong những hiểu nhầm dẫn đến rủi ro khi sử dụng hóa đơn giấy của doanh nghiệp là suy nghĩ cho rằng hóa đơn giấy an toàn, bảo mật hơn hóa đơn điện tử vì có thể cất trữ ở những nơi kín nhất và không lo lộ thông tin doanh nghiệp. Tuy nhiên quan niệm này đang vấp phải nhiều ý kiến trái chiều từ những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc sử dụng hóa đơn giấy không hề an toàn như nhiều doanh nghiệp đang nghĩ. Dù kho lưu trữ hóa đơn giấy có kín đến đâu thì vẫn có thể xảy ra trường hợp mối mọt, thất lạc hóa đơn. Đó là chưa kể việc sử dụng hóa đơn giấy còn có thể tạo cơ hội cho kẻ xấu lợi dụng sơ hở để tiết lộ thông tin hoặc lưu hành hóa đơn giả trong doanh nghiệp, gây rủi ro về pháp lý khá cao cho doanh nghiệp.
Những bất cập trên hoàn toàn có thể cải thiện nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo hóa không bị thất lạc, mất hỏng và khối lượng lưu trữ lên tới 10 năm theo quy định của Luật kế toán.